CIS MÜŞTERİ BİLGİ SİSTEMLERİ

UNITED, enerji alanındaki elektrik ve gaz dağıtım perakende projelerinde edindiği tecrübeler ile aşağıda detayları bulunan tüm uygulamalarda danışmanlık hizmeti vermektedir.

Bu danışmanlık hizmeti;

Modüllere ait kapsamın belirlenmesi,
Süreç tasarımı,
Blueprint, BPDD, FDD, TDD, RICEFW vb dokümanlar ve şablonların hazırlanması,
Test stratejisinin belirlenmesi
Test scriptleri hazırlanması
Test otomasyonu
QA kalite kapsamı belirlenmesi ve yönetimi
Canlıya geçiş aktivitelerinin hazırlanması,
Fonksiyonel ve kurumsal mimari danışmanlığı,
Ve daha birçok fonksiyonel ve mimari aktivite

Olarak detaylandırılabilecektir.

Aşağıdaki görselden görebileceğiniz üzere ülkemizdeki dağıtım bölgelerine göre uygulama bulunma dağılımı soldaki gibi oluşmaktadır. Bu sistemlerde yönetilen müşteri sayılarına göre dağılım ise sağdaki gibi oluşmaktadır:

Tabloda tüm elektrik dağıtım ve perakende şirketlerinde kullanılan müşteri bilgi sistemleri hakkında bilgiler yer almaktadır.

Elektrik dağıtım sektöründe en yaygın kullanılan müşteri bilgi sistemi uygulaması Almanya kökenli SAP firmasının enerji çözümü Integrated Solution for Utilities IS-U uygulamalarıdır. Bu alanda kullanılan bir diğer global ürün ise dünyaca ünlü Amerika Birleşik Devletleri kökenli Oracle firmasının enerji çözümü Utilities Customer Care and Billing CC&B’dir. Türkiye kökenli enerji çözümü olan MBS de sektörde yerini almıştır. Bunun yanında birer bölgede EDRIMS, ABYS ve Codebase gibi yerli çözümler de mevcuttur.

Elektrik dağıtım şirketleri özelleşmelerinden önce Türkiye Elektrik Dağıtım Anonim Şirketi TEDAŞ tarafından işletilirken, müşteri bilgi sistemi olarak Microsoft şirketine hazırlatılmış olan Abone.Net uygulamasını kullanmaktaydılar. Bu uygulama öncesinde farklı uygulamalar kullanılabildiği gibi, dağıtım şirketlerinin çok eski dönemlerinde şu anda bulunan çevrimiçi fatura oluşturma sistemleri olmadığı için işlemlerin tamamen insan eli ile yapıldığı dönemler de bulunmaktadır. bu aşamaya gelme için şirket çalışanları ellerinde bulunan dosyalarda tesislere ait bilgilerin bulunduğu kağıtlara sayaçların üzerinde olan endeks bilgilerini yazarak daha sonra ofiste fatura yapmak üzere toplarlardı. Aynı zamanda bir önceki ayda aynı yöntem ile toplanan endeksin ofiste fatura kesilmiş halini de müşterilere teslim ederlerdi. Fatura işleminin bile bu şekilde yapıldığı ortamda diğer işlemler de doğal olarak uzaktan yapılamamaktaydı.

Abone.Net sistemine geçilirken önceki sistemlerden alınan veriler ve sonrasında oluşan veriler ile birlikte milyonlarca verinin çalıştığı bir ortam oluşmuştur. Bu uygulama özelleşme öncesindeki müşteri rekabetinin olmadığı ve geliştirme ihtiyacının mevzuat değişimleri dışında yapılmadığı düşünülerek, birçok yeni özel sektör işletmecisi tarafından değiştirilmiştir. 2013 yılı itibari ile gerçekleşen dağıtım ve perakende şirketleri ayrışmasında da sistemsel olarak ayrılması ihtiyacı da bu değişime neden olan etkenlerden biridir. Elektrik dağıtım ve perakende şirketlerinin 1 Ocak 2013 tarihinden itibaren dağıtım ve perakendenin yasal zorunluluklar altında ayrılması nedeniyle operasyonlarını daha doğru ve verimli bir şekilde yürütülmesi ve dış yükümlülüklerini üstlenmesi gerektiği için projeler başlatılmıştır. Sistemlerin ayrılmasının ardından, dağıtım şirketi ile görevli tedarik perakende şirketi arasındaki entegrasyonun yanı sıra, tüm tedarik şirketleri ile ayrışma sonrası enerji piyasaları işleticisi aracılığıyla (2015 öncesi TEİAŞ PMUM ve 2015 yılında kurulmasının ardından EPİAŞ) dağıtım şirketi arasındaki entegrasyonu sağlanması amaçlanmıştır. Ayrışma sonrası dağıtım şirketinin tüketim verileri tüm tedarik firmaları ile paylaşılmakta ve ayrışan dağıtım şirketinin ayrı bir sisteme sahip olması sağlanmıştır.

Kapsam yönünden dağıtım ve perakende şirketleri sorumlulukları doğrultusunda süreçler ayrılmıştır. Örnek olarak müşteri sözleşmesi yapılan şirket enerji tedarik şirketi olan perakende şirketi olduğu için bu sözleşmeye ait ticari bilgiler dağıtım şirketinde bulunamamaktadır. Perakende şirketlerinin de sadece kendi sözleşmeli müşterilerine ait bilgileri sistemlerinde bulunabilmekte ve diğerleri farklı şirketin müşterisi olduğu için portföyünde bulunduramamaktadır. Ülkemizde bazı şirketlerde ayrışma öncesinde uygulama değiştirme projeleri yapılmış ve tek sisteme geçilmiştir. Bu şirketlerde dağıtım ve perakende ayrışması daha sonradan yeni geçilen uygulama üzerinde yapılmıştır.

* AKSA grubunun Çoruh Elektrik Dağıtım, Çoruh Elektrik Perakende Satış, Fırat Elektrik Dağıtım ve Fırat Elektrik Perakende Satış şirketlerinde halen SAP IS-U uygulamasına geçiş projesi devam etmektedir.

Bu uygulamalar kapsamındaki süreçlere bakarsak; genellikle işlemler müşterilerin ilk defa sisteme girdikleri sözleşme yönetimi süreci bağlantı anlaşmaları ve tedarik anlaşmaları ile başlamaktadır. Yani süreç enerji dağıtım şirketi ile müşteri arasında imzalanan bağlantı anlaşmasını ve enerji tedarik şirketi ile müşteri arasında imzalanan enerji tedarik anlaşmasını içermektedir. Müşteri uygulamaya bağlanma talebinde bulunduktan sonra projenin kontrolü ve tesis muayenesi gibi işlemler yeni bağlantı süreçleri kapsamında değerlendirilir. Bağlantı anlaşması imzalandıktan sonra bağlantı kurma süreci işletilir. Tedarik sözleşmesi olması durumunda sözleşmenin kurulması, ekipman ölçü ve devrelerinin kontrolü ve sözleşmenin imzalanması süreç kapsamındaki faaliyetlerdir. İlgili yer artık bir sözleşmeli müşteri haline geldikten sonra belli periyotlarda gerçekleşen rutin müşteri faaliyetleri başlar. Fatura işlemleri; ödeme ihbarlarının hüküm ve koşulları, ödeme ihbarlarının hazırlanması ve müşterilere tüketim dönemi ile ilgili ihbarlar perakende satış sözleşmeleri veya ikili anlaşmalar hükümlerine göre yönetilir. Bu süreç kapsamında Enerji Piyasası Düzenleme Kurumu tarafından belirlenen mevzuatlara uygun olarak yapılması gereken tahakkuk ve faturalama işlemleri uygulanmaktadır.

Günümüzde halen faturalama işlemlerinin %90’ından fazlası çevrimiçi olarak cihazlar ile müşteri tesislerinde yapılmaktadır. Her bir sayaç okuma personeli günde ortalama 500 fatura oluşturmakta ve bazı yerlerde günlük yapılan işlemler tek kişi tarafından bile 2.000 adetlerin üzerine çıkmaktadır. Bu süreçler ülkemizde uygulanan hali ile bazı istisnalar dışında tüm dünyadan ayrılmaktadır. Dünyada genellikle faturalar şirket merkezlerinde oluşturulup müşterilere postalanmaktadır. Ülkemizde ise sahaya gönderdiğimiz cihazlar ile alınan veriler GSM yoluyla faturalama uygulamalarına gönderilmekte, faturalar o anda oluşturulmakta ve cihazlara geri gönderilerek müşteri tesislerinde basılarak teslim edilmektedir. Birçok adım ve işlemden oluşan bu çevrim ise genellikle 5-6 saniyelik bir zaman periyodunda gerçekleşmektedir. İstisna olarak belirttiğimiz dünya uygulamasında ülkelerin bazı bölgelerinde benzer yapılar kullanılmaktadır. Bu yapıyı tüm ülkede kullanan başka bir örnek ise Türkiye’de dağıtım işletmesi yapan şirketlerin yurt dışında işlettikleri bir şirkette gerçekleşmektedir. Hatta birçok ülkede yılın çoğu ayı okuma bile yapılmamakta, geçmiş verilere bakılarak oluşturulan tahminler ile faturalandırma yapılmaktadır. Sonrasında şirketler, örneğin yılda 1 kez okuma yapıp tüm yılın kontrolü yapılınca müşteri ile mahsuplaşmaktadır. Ülkemizde mobil cihazlarda Motorola, IMA ve Casio marka cihazlar yoğun olarak kullanılmıştır. Bu uygulamalarda farklı işletim sistemi olan türler olsa da, Windows Mobil kullanan cihazlar yoğun olarak kullanılmış, bir süre sonrasında daha yeni sürümler ile değiştirilmiştir. Günümüzde ise en yaygın kullanım Android uygulama kullanan tabletler ile olmaktadır. Bazı şirketlerde tüm operasyonlar bu tür cihazlar ile yapılan hale gelmiştir. Diğer şirketlerde ise hızla bu yönde değişim yaşanmaktadır.

Faturalama ardından gelen ödemelerin takip edilmesini sağlayan tahsilat yönetimi sürecinde, faturalama sürecinde oluşturulan faturaların tahsilatının gerçekleştirilmesi veya tahsilat yapılamadı ise borç takibinin işletilmesi işlemleri yapılmaktadır.

Global olarak kullanılan müşteri bilgi sistemleri ile ülkemizdeki sistemlerde benzer ürünler kullanılsa bile uygulamanın kullanış şekillerinde ve iş süreçlerinde önemli farklılıklar bulunmaktadır. Kurulum projeleri devam eden şirketleri de saydığımızda ülkemizde şirketlerin %70’inde global ürünler olduğunu görülmektedir. Bu global ürünler proje süreleri ortalama 2-3 yıl süren geçiş çalışmaları ile devreye alınmaktadır. Bu devreye alma aşamasında yeni uygulamada kullanılması gereken süreçler, uygulamaların konfigürasyonunu bilen teknik danışmanlara aktarılır, yapılabilen kısmı ara yüzden konfigure edilir, ekrandan yapmak mümkün değil ise de kod geliştirme ile ihtiyaç karşılanır. Bu açıdan bakılınca ürünlerin yönetiminde globalde kullanılan yöntemler ile çalışmak bir zorunluluk haline gelmiştir. Teknoloji ürünlerinin genelde tüm dünyada benzer altyapılar ile üretilip kullanımlarının lokalleştiği için burada da benzer bir yöntem takip edilmektedir. Devletten devir alınan uygulamaların yerine ülkemizde geliştirilen ürünler kullanmaya başlayan şirketler de bulunmaktadır. Bu alan da ürünler verilmesine rağmen genellikle sürdürülebilirlik ile ilgili kaygılar nedeniyle kurumsal yapıların global çok tanınmış ürünleri tercih ettikleri görülmektedir.